Wie macht man ein günstiges und DSGVO-konformes postalisches Mailing?

Seit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU von 2018 sind elektronische Werbemailings ohne vorherige eindeutige Zustimmung des Empfängers nicht mehr rechtsgültig, was dazu führt, dass Unternehmen ihr Direktmarketing entweder telefonisch oder mittels postalischen Mailings betreiben müssen. 

Da jedoch ab einer gewissen Anzahl an Briefen das Verpacken und Abschicken der Briefe ohne anderweitige Hilfe sowohl teuer (z.B. Druckkosten), als auch zeitlich ineffizient wird, existieren externe Tools, die diese Arbeit für Sie kostengünstig und zeiteffizient erledigen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die unserer Meinung nach besten Tools zum Erstellen und Abschicken von Serienbriefen bzw. Dialogpost vor und erklären Ihnen auch, wie Sie schnell und effizient ein abschickbereites Postmailing verfassen und versenden.

Einen Serienbrief schreiben

Ein sehr gutes und leicht bedienbares Tool zum Erstellen von Serienbriefen ist der Edi-Texteditor, der eine gute Mischung aus Excel und Word darstellt.
Während der Tabellenteil dazu dient, die Variablen für den Serienbrief festzulegen, wird der Textteil zum Schreiben des tatsächlichen Briefes benutzt.

Zum Erstellen eines Serienbriefes befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:

1. Download: Unter http://www.edi-texteditor.com/de/download/index.html auf “EdiSetup.exe” klicken und Programm herunterladen.
2. Programm starten → Es öffnet sich der Tabellenteil.
3. Schreiben Sie in dem Tabellenteil die Variablen (z.B. Anrede, Name, etc.) untereinander in die erste Spalte.
4. Fügen Sie in die nachfolgenden Spalten die dazugehörigen Werte ein.
5. Markieren Sie die Variablen in der ersten Spalte und wählen Sie in der oberen Leiste “Serienbriefe” aus. Drücken Sie dort auf das kleine Symbol neben “Namen”.
6. Markieren Sie die Zellen mit den Werten. Drücken Sie wieder im Reiter “Serienbriefe” auf das kleine Symbol neben “Werte”.
7. Wechseln Sie nun im Programm unten links in den Textteil.
8. Hier können Sie den Serienbrief erstellen. Auf der linken Fensterseite finden Sie alle von Ihnen erstellten Variablen, die Sie an den erforderlichen Stellen zur Integration in den Text anklicken können.
9. Den fertigen Serienbrief können Sie unter “Druckvorschau” ansehen und ihn dann als PDF-Datei exportieren.

Weitere Informationen erhalten Sie unter http://www.edi-texteditor.com/de/serienbrief.html .

Einen Serienbrief verschicken

Ein weiterer Vorteil des Edi-Texteditors ist die Option, direkt vom Programm aus den Serienbrief zu verschicken. Zum Verschicken von Briefen empfehlen wir den Briefversand Anbieter EMAILBRIEF. Dieser druckt und verschickt die Briefe für Sie innerhalb eines Tages und für einen fairen Preis.

Zum Verschicken eines Serienbriefes mit Hilfe von emailbrief.de befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:

1. Sobald Ihr Serienbrief fertig ist, klicken Sie im Textbereich in der Leiste “Serienbriefe” auf “Einzelne Datei”.
2. Drücken Sie dann in derselben Leiste auf “Emails” und speichern Sie zunächst Ihre Projektdokumente ab.
3. Notieren Sie im ersten Textfeld Ihre E-Mailadresse.
4. Fügen Sie darunter den SMTP-Server Ihres E-Mail Anbieters hinzu. Drücken Sie dazu auf das im Bild umrundete Symbol. Daraufhin sollte sich das im unteren Bild zu sehende Fenster öffnen.
   In den meisten Fällen wird die Hostadresse folgendermaßen geschrieben: “smtp.Mailadresse des E-Mail Anbieters”.de/com”. Der Port ist meistens “25”.
   (z.B. Host: smtp.web.de Port: 25)
   Oft muss der SMTP-Server in den Einstellungen des E-Mail Anbieters erst aktiviert werden.
   Unter https://www.email-vergleich.com/tag/smtp-server/ finden Sie eine Liste mit SMTP-Serveradressen von den großen E-Mail Anbietern.
5. Geben Sie im unteren Bereich des Fensters Ihre Mailadresse und das dazugehörige Passwort an.
6. Drücken Sie auf “Speichen”.
7. Notieren Sie im nächsten Textfeld die E-Mailadresse auftrag@emailbrief.de.
8. “Serienbrief + Anzahl Seiten pro Brief” als Betreff eintragen.
   (z.B. “Serienbrief 2”, wenn Ihr Einzelbrief 2 Seiten hat)
9. “Dokumente als Email-Anhänge versenden” ankreuzen.
10. Bei “Quell-Folder” den Ordner mit der Serienbrief PDF-Datei auswählen und unter “Datei-Filter” den Namen der PDF-Datei eingeben.
11. Auf “Erstellen” drücken.
12. Im neuen Fenster können Sie zunächst eine Test-Mail an Ihre eigene E-Mailadresse senden. Wenn der Testdurchlauf fehlerfrei war, drücken Sie auf “Senden”.

Der Grundpreis eines einseitigen Briefes beträgt 72 Cent (s/w) bzw. 78 Cent (farbig). Jede weitere Seite kostet jeweils 5 Cent (s/w) bzw. 9 Cent (farbig) zusätzlich zum Grundpreis.

Dialogpost verschicken

Falls Sie Ihren Serienbrief als Dialogpost aufgeben möchten, um weiteres Porto zu sparen,  schreiben Sie zusätzlich “Dialogpost” in die Betreffzeile der E-Mail. (z.B. “Serienbrief 2 Dialogpost”, wenn Ihr Dialogpost-Einzelbrief 2 Seiten hat)